伝票処理機能の連携
受注管理と伝票処理機能の連携することで、営業事務を効率化できます。
営業活動には迅速な事務処理が裏方として必要ですが、一部のベテラン事務員さんにたよってしまうと、業務の属人化によるリスクを大きく受けることになります。ベテラン事務員さんが受注管理から伝票処理、その他の経理処理に精通していれば、その方に頼めばなんでも対応してくれます。そのベテラン事務員さんは確かに優秀で、御社の営業活動になくてはならない人材です。でも、もし、その方が何かしらの事情で退職してしまったら？たとえば、介護や育児など、やむを得ない事情で退職することは誰にでもあることです。その場合は、新人を採用してベテランさんの業務を引き継ぐ必要があります。ただ、一口に営業事務といってもやるべきことは会社ごとに違うため、せっかく採用した新人さんがベテランさんと同じ仕事をできるとは限りません。それに新人さんにしたっていつかはやめてしまします。そこで必要なのが業務のシステム化です。そしてシステム化のコストを抑えるために必要なのが、「モジュール化」です。一度にすべてをシステム化するのには莫大なコストがかかりますが、例えば受注管理や伝票処理などの個々の機能を安価にシステム化し、それを連携させて徐々にシステムを拡大することで無理のないコストでシステム化が可能になります。
受注管理はネットショップにおいても、大切な作業です。どういった品物がどの位の量、入荷しているのかリアルタイムで詳細に把握できた方が、現場での作業が捗ります。スタッフがいつでもどこでも専用の受注管理システムを活用して、店舗の在庫状況を知る事が出来れば、出荷の準備がスムーズに行えます。店内の商品の種類や数が素早く確認できれば、顧客や大口のクライアントからの問い合わせにもスピーディに対応でき、チャンスロスを防げます。
受注管理システムを実装すれば、発注の作業も効率的に行えるでしょう。在庫の状況が詳細に把握できれば、どういった製品をどの位の量、メーカーに発注すれば良いか客観的な数値で把握する事が可能です。受注管理システムのおがけで、在庫切れを起こすリスクがなくなり、反対に商品を一度に頼み過ぎて倉庫が段ボール箱で溢れるという失敗も回避する事が出来るでしょう。タブレット端末やスマートフォンで使えるシステムを導入すれば、より現場スタッフが臨機応変に在庫確認ができ、職場の作業効率が上がります。
